Come redigere un buon contratto

di: avv. Matteo Filippi

Come redigere un buon contratto: indicazioni pratiche per gli imprenditori.

Da più di vent’anni predispongo contratti commerciali per i miei clienti: ho quindi pensato di condividere in questo breve intervento, dal taglio esclusivamente pratico e ad uso dei non esperti, alcuni semplici consigli che ritengo possano rivelarsi però molti utili.
Prima di entrare nel merito, consentitemi una breve introduzione sull'utilità del contratto scritto.

1. A che cosa serve il contratto scritto.
In un contesto di business quale quello attuale, caratterizzato da scarse risorse economiche e frequenti ritardi nei pagamenti, il contratto scritto rappresenta il miglior strumento di lavoro per tutti coloro che amano "patti chiari e amicizia lunga".
La legge italiana in realtà impone la forma scritta solo per poche tipologie di contratti (ad esempio: quelli relativi ad immobili, quelli bancari, quelli di subfornitura, ecc.) e tutti gli altri accordi possono essere liberamente stipulati anche verbalmente. Tuttavia, in caso di inadempimento della controparte o in caso di contestazione, con un contratto scritto bene e completo, non dovrò perdere tempo in complessi e costosi procedimenti giudiziali con testimoni e quant’altro, per far accertare ad un giudice (ove possibile e, quindi, nella migliore delle ipotesi) i termini della stipula, il reale contenuto degli accordi, gli scopi prefissati, ecc.
Trovo francamente inconcepibile la prassi, invero tutta italiana, che vede definire contratti commerciali anche a sei cifre senza la redazione di alcuna pattuizione scritta.
Detto ciò, possiamo cominciare.

2. Mettere a fuoco obiettivi e contenuti.
La prima cosa da fare è avere ben chiaro in mente che cosa ci si aspetta da quel contratto. Quali sono gli aspetti fondamentali dell'accordo? Quali quelli maggiormente bisognosi di tutela? Sulla base di quali presupposti si è deciso di addivenire alla stipula? Di quali strumenti e di quali garanzie (fideiussione bancaria o assicurativa, ipoteca, pegno, ecc.) si potrà disporre in caso di inadempimento della controparte? Quale "respiro" avrà il contratto: voglio definire un affare "mordi e fuggi" o porre le basi per un rapporto di lunga durata?
Queste e molte altre domande è opportuno porsi prima di intraprendere la stesura del testo. Una volta messe in chiaro queste cose, ci si dovrà concentrare sulle questioni di maggior rilievo pratico. In linea generale si può dire che gli aspetti più delicati di ogni contratto, quelli che richiedono cioè una regolamentazione più precisa, sono quelli connessi al pagamento della prestazione e quelli relativi ai tempi ed alle modalità dell'adempimento. Tuttavia, problemi rilevanti possono sorgere anche da clausole considerate del tutto secondarie al momento della redazione dell’accordo (ad es.: durata del contratto, termini per la denuncia dei vizi, durata della garanzia, penali, clausola di forza maggiore, casi di risoluzione del contratto, tutela dei segreti industriali, foro competente, sottoscrizione delle clausole vessatorie, ecc.). Occorre dunque prestare sempre la massima attenzione a tutti gli aspetti e non dare niente per scontato.
Senz'altro da regolamentare con attenzione sono poi tutti quegli aspetti operativi che già in passato sono stati fonte di problemi per l’azienda: ogni mercato ha infatti degli aspetti critici che tendono a ripetersi. Bisognerà quindi far memoria delle analoghe esperienza passate e chiedersi: quali difficoltà ho già dovuto affrontare in esito alla stipula di contratti simili? Quali erano gli aspetti poco chiari dell'accordo? Come posso regolamentarli in maniera più efficace?
Oltre a ciò, è altresì fondamentale raccogliere tutte le informazioni possibili sul mercato locale di riferimento: quali sono le prassi commerciali in uso? Quali garanzie vengono comunemente richieste? Quali sono “sulla piazza” i normali tempi di esecuzione di questa tipologia di contratti? Eccetera.

3. La prima bozza.
Nel corso di tutte le riflessioni di cui al punto precedente, a meno che non si abbia una memoria di ferro, avrete cura di prendere appunti sulle criticità individuate e sulle soluzioni ipotizzate. Si inizierà quindi con la stesura del testo.
Normalmente, si adottano come primo brogliaccio dei "modelli" generali, proposti da testi specializzati o forniti dall'esperienza. Ovviamente, questi "modelli" non potranno rappresentare che un primo e generico approccio al lavoro da fare, in quanto un buon contratto sarà sempre e comunque frutto di un attento lavoro “sartoriale”, da svolgersi sulla base di una sicura dimestichezza con la normativa vigente (teoria generale delle obbligazioni e legislazione specifica riguardante la materia), del contesto operativo concreto di riferimento, del confronto tra le parti e, infine, di revisioni attente.
È in genere consigliabile che il contratto si apra con delle “Premesse”, per rendere manifeste le ragioni specifiche per le quali le parti hanno deciso di stipulare quell’accordo.
È inoltre assai importante che le obbligazioni scaturenti dal testo risultino sempre equilibrate, cioè non sbilanciate a proprio favore: se si auspica la citata "amicizia lunga" non si dovranno mai imporre oneri eccessivi a carico di una parte a vantaggio esclusivo dell'altra.

4. Caratteristiche specifiche del contratto da stipulare e norme inderogabili.
Come si è già detto, ogni tipologia di contratto viene regolato dalla legge con norme peculiari che si devono ben conoscere per evitare brutte sorprese. Vi sono inoltre delle norme (c.d. inderogabili) che disciplinano i contratti in genere nonché certe tipologie specifiche di contratto a prescindere ed anche contro la stessa volontà delle parti, così come vi sono clausole contrattuali che, pur se pattuite espressamente, vengono ritenute dalla legge inefficaci.
Si tratta in ogni caso di aspetti piuttosto "tecnici" e talvolta anche molto complessi: il mio consiglio su questo specifico aspetto è di evitare quindi il "fai da te" e di sottoporre invece la bozza redatta ad un avvocato, possibilmente esperto nella materia specifica. Con l’occasione, al professionista dovranno essere evidenziati gli aspetti più importanti del contratto e quelli che tendono ad esporre l’azienda ad un qualche rischio. Il giurista dovrà essere poi opportunamente affiancato da un commercialista che possa verificare l'eventuale incidenza dell'imposizione fiscale. Talvolta, infatti, contratti all’apparenza perfetti si sono tramutati in veri e propri "bagni di sangue" sotto il profilo economico perché le parti avevano trascurato di valutare tale aspetto.

5. Contratti con partner internazionali.
In Italia il business connesso all’export è di complessivi 413.881 milioni di euro, pari ad oltre il 25% del PIL nazionale (dati ISTAT riferiti al 2015).
Sono quindi moltissimi i contratti che vengono stipulati tra l’Italia e gli Stati esteri ed anche questi accordi hanno bisogno di una regolamentazione efficiente: vediamo quindi di seguito alcuni degli aspetti più peculiari ed importanti.
Come è facilmente intuibile, salvo regolamentazione specifica, all’estero non si applica necessariamente la legge italiana né si può pretendere di ricorrere in tutti i casi ad un giudice italiano. Il diritto internazionale detta infatti delle regole generali per individuare, in mancanza di accordo, quale sia la legislazione e la giurisdizione applicabili. Per evitare contestazioni, l’ideale è quindi stabilire per iscritto quale legge nazionale e quale giudice sia stato scelto dalle parti in un regime di assoluta libertà di scelta (le parti possono infatti regolarsi in merito come più ritengono opportuno).
Come è noto, nella contrattazione con i Paesi stranieri sono inoltre di uso comune gli Incoterms, che non sono altro che delle sigle utili per individuare con chiarezza quale parte è tenuta a sostenere i costi (di trasporto, doganali, assicurativi) ed a quale parte competono le responsabilità (per danneggiamento o perdita della merce, per mancanza di copertura assicurativa) connessi ad una vendita internazionale.
Molto spesso, poi, i contratti con l’estero riportano clausole penali, le quali non sono altro che degli accordi specifici volti a determinare preventivamente la prestazione (il più delle volte, si tratta del pagamento di una somma) che una parte dovrà eseguire a favore dell’altra in caso di inadempimento o di ritardo nell’esecuzione dell’accordo.
Molto comuni sono inoltre le clausole di forza maggiore (impossibilità della prestazione a causa di eventi incontrollabili quali calamità naturali, scioperi, ecc.) e quelle cosiddette di hardship (situazione sopravvenuta al cui verificarsi l’onere a carico di una parte diventa eccessivo e comunque troppo sbilanciato rispetto a quello dell’altra, ad esempio per un improvviso eccessivo aumento della materia prima o per una drastica svalutazione della moneta corrente per mezzo della quale era stato previsto il pagamento).

6. La revisione critica e la condivisione del testo.
Una volta scritta la prima versione del nostro contatto, questa dovrà essere letta e riletta più volte criticamente, in modo da eliminare ogni possibile incongruenza, ripetizione o errore.
In particolare, si dovranno curare con la massima attenzione i seguenti aspetti:

A meno che non si abbia a che fare con una controparte straniera, andranno poi evitate tutte quelle clausole, perfettamente inutili, relative a circostanze che trovano già esaustiva regolamentazione in articoli del codice civile o di legge.
Da ultimo, andranno individuate, con l'aiuto di un avvocato, le clausole vessatorie, le quali dovranno trovare specifica approvazione tramite ulteriore sottoscrizione a termini di legge.
Completato il lavoro, la bozza del contratto dovrà essere inviata all'altra parte contraente per le opportune modifiche, integrazioni e cancellazioni affinché, in un contesto dialettico, si possa finalmente giungere al testo condiviso e, in fine, alla sottoscrizione dell’accordo.
In sede di sottoscrizione, raccomando:

Una volta stipulato il documento contrattuale, tolte le regole specifiche da ricollegare ad esigenze particolari, il testo risultante potrà quindi diventare lo standard aziendale da adottare in tutti i casi per quella particolare tipologia contrattuale.